الشؤون القانونية تساعد في تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات العالمية و هو القسم المسؤول عن مراقبة جميع الأمور القانونية والأنظمة داخل المؤسسة ويتم تكليفهم بفعل كل ما في وسعهم لإبعاد منظمتهم عن المشاكل القانونية.
فهرس المحتوى
ماهي الشؤون القانونية
تعتبر إدارة الشؤون القانونية بمثابة الوحدة التنظيمية القانونية المسؤولة عن جميع المسائل الخارجية والداخلية القانونية مثل التقاضي والتحقيقات وتنفيذ الأحكام والامتثال والتعاقد ودراسة العقود، وهذه الإدارة تساعد في تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات القانونية.
الشؤون القانونية تعد من أهم إدارات وأقسام الإدارة فهي تلعب دوراً هاماً في صناعة القرارات التي تصدرها القيادات الإدارية في الإدارة أو الأقسام ذات الصلة.
وتحدد القواعد الموضوعية التي يتناولها القرار الإداري ومن ثم فإن صانع القرار لا يعتني بأسباب وأهداف قراره فحسب بل لا بد أن يكون قراره متفقاً مع النظام واللوائح حتى يكون بمنأى عن الطعون التي تعرضه للتعديل أو الإلغاء .
للشؤون القانونية دور آخر يتمثل في مشاركة بقية الإدارات والأقسام بتسليط الضوء على ما قد يشوب العملية التعليمية والوظائف الإدارية من أوجه القصور والسلبيات
وتكتسب الشؤون القانونية الخبرة من ما يعرض عليها من مختلف القضايا عاماً بعد عام تمكنها من وقت إلى آخر أن تكّون رؤية واضحة للظواهر السلبية فتقوم ممثلة بكوادرها المؤهلة بإعداد الدراسات المبنية على الواقع لهذه الظواهر وحصر أسبابها وإعداد تصور يهدف إلى تلافيها مستقبلاً.
ويقوم مسئول الشؤون القانونية برفع الدراسات إلى صاحب الصلاحية للنظر فيما يراه من قرارات من أجل القضاء على الظاهرة السلبية والنهوض بالعملية التعليمية والإدارية على مستوى الإدارة .
تتدافع إدارة الشؤون القانونية بالدفاع عن حقوق الإدارة ومقدراتها أمام المحاكم الإدارية والمحاكم الشرعية واللجان ذات الصفة القضائية وهي صمام أمان للمسئول في الجهة وذلك بالنظر للمهام التي تضلع بها .
أهداف الإدارة القانونية
يعد الهدف العام لإدارة الشؤون القانونية هو تقديم الخدمات الاستشارية القانونية لكافة وحدات الإدارة في القطاعين العام والخاص وفقاً لأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة والمدافعة والمرافعة عن الإدارة ومقدراتها أمام كافة المحاكم الشرعية والإدارية .
المهام
• تقديم الآراء والاستشارات القانونية فيما يتعلق بتفسير الأنظمة واللوائح .
- تقديم المشورة القانونية في جميع ما يحال للإدارة من مشاكل مثل التظلمات والادعاءات والمطالبات والاشتراك في التحقيقات الضرورية المتعلقة بذلك .
- الاشتراك في اللجان المشكلة داخل اِلإدارة لتغطية الجانب القانوني إذا لزم الأمر بناءً على توجيه صاحب الصلاحية .
- تمثيل الإدارة أمام المحاكم الشرعية وديوان المظالم واللجان ذات الصفة القضائية والتحكيمية .
- إعداد وصياغة ودراسة العقود التي تبرمها الإدارة .
- إعداد الدراسات التنظيمية والتطويرية لأعمال الإدارة .
- أي مهام أخرى تكلف بها في مجال اختصاصاتها.
طبيعة عمل الشئون القانونية
يقوم موظفي الشئون القانونية بمجموعة متنوعة من المهام الهامة من أجل ضمان اتخاذ أفضل الإجراءات القانونية للمؤسسة ومن ضمنها:
- تقديم المشورة القانونية: باستخدام المنصات الشفوية أو المكتوبة كما يُتوقع من الشئون القانونية إحاطة فريق الموظفين بالمسائل القانونية والالتزامات المحتملة ومسارات الإجراءات المحتملة.
كما يجب أن تكون جميع التوصيات التي يقدمها المسؤول القانوني متوافقة تمامًا مع النظام ويجب أيضًا أن تسعى لتقليل المخاطر التي تتعرض لها مؤسساتهم.
- وثائق العملية: أي نوع من العمل القانوني ينطوي على قدر كبير من الأعمال الورقية وتشكل هذه المهمة جزءًا كبيرًا من العمل اليومي للشئون القانونية وتتطلب كلاً من التركيز والدقة.
- إجراء البحث: نظرًا لأن القوانين واللوائح تتغير دائمًا ويتم تعديلها ، فإن الأمر متروك للمسؤول القانوني للبحث باستمرار عن الموارد القانونية مثل المقالات والأنظمة والقوانين والقرارات القضائية ومجلدات الاحكام القضائية والمزيد سيسمح القيام بذلك للمسؤول القانوني بالبقاء على اطلاع دائم على جميع القوانين الحالية وتقديم توصيات قانونية جيدة .
- تحديد المخاطر: من الناحية المثالية يجب القضاء على المشكلات القانونية في مهدها قبل أن تبدأ هذا هو السبب في أنه من الضروري أن يقوم المسؤولون القانونيون بتحليل إجراءات وقرارات شركاتهم بانتظام من أجل تحديد مجالات المشاكل واقتراح مسارات عمل بديلة وتخفيف المخاطر قدر الإمكان.
- التعامل مع طاقم العمل المباشر: عندما تكون هناك مسألة قانونية جارية فإن الأمر متروك للشئون القانونية لتوجيه جميع خبراء تسوية المطالبات ومحامي المسؤولية وغيرهم من الموظفين القانونيين ومن خلال القيادة المناسبة يمكن للموظفين القانونيين المضي قدمًا بوضوح وكفاءة وثقة لحل المشكلة بسرعة.
جميع اقسام إدارة الشئون القانونية
الإدارات القانونية تشمل سبعة اقسام داخلية للإدارة وكل قسم به مهام خاصة به وسوف نوضح ذلك عبر النقاط التالية :
قسم الاستشارة والإدلاء بالرأي:
هذا القسم مسؤول عن تقديم الاستشارة القانونية في جميع المسائل واللوائح والقرارات التي تتخذها الإدارة، بينما الإدلاء بالرأي والتعليق وطرح الملاحظات يكون خاص بكل ما يعرض على الإدارة اتفاقيات ومعاهدات وعقود واي تغيرات مقدمة .
قسم الدراسات القانونية ومشاريع القوانين :
يقوم العاملين بهذا القسم بمناقشة ودراسة اللوائح والقرارات والمشاريع القانونية وإعادة صياغة القرارات الوزارية ومشاركتها مع الإدارات المختلفة وتعمل دائما على تطوير أنظمة المكتب أو المؤسسة القانونية
قسم العقود:
يُلزم هذا القسم بمراجعة وصياغة العقود والتراخيص، ومراجعة الشروط العامة لأي مشروع او اتفاق مع أطراف خارجية، ويوجد بداخله أرشيف لجميع الأوراق الخاصة بالموظفين والوثائق القانونية المختلفة.
قسم المعاملات القانونية:
تقوم الجهة المسؤولة في هذا القسم بالتدقيق والمراجعة لجميع المعاملات القانونية التي تتعلق بالمؤسسة او المكتب كما تهتم بمتابعة الإجراءات القانونية لأي اتفاق أو قضية جديدة تتم داخل العمل.
قسم التحقيق الإداري والتظلمات:
هذا القسم مخصص لتحقيق مع الموظفين في حال المخالفات الإدارية والعملية، كما يقوم بمراجعة الشكاوي من الموظفين وغيرهم، ويقوم بكتابة التقارير لمتابعة هذه التظلمات والشكاوي.
قسم القضايا:
تعد مهام واختصاصات هذا القسم لتشمل الآتي:
تنسيق أوجه الدفاع في الدعاوى ام مرفوع او ضد مع الجهات الحكومية
إعدادات المذكرات والمستندات الخاصة بالدعاوى التي تقام
مخاطبة جهات التحقيق و متابعة التحكيم القضائي
اتخاذ الإجراءات المتعلقة في حل النزاع القضائي
متابعه الحكم النهائي الاستعلام عن الدعاوى المرفوعة ضد المكان
متابعة الدعاوى المطلوب إقامتها
متابعة قضايا الموكلين في مكاتب المحاماة
الإشراف على جمع المعلومات الخاص بالقضايا
تنسيق كامل المعلومات للقضايا والموكلين والخصم.
إعداد إحصاء دورية بأعمال ام مراقبه للقضايا
متابعة إجراءات الإنذارات والعروض القانونية
قسم متابعة تنفيذ الأحكام :
يعتمد هذا القسم على متابعة الأحكام والتواصل مع الإدارة والموكلين للتعرف على ما تم التوصل ليه فيقوم بما يلي :
متابعة تنفيذ الأحكام الخاصة بكل قضية لكل .
متابعة التنفيذ العادي أو الجبري للأحكام.
متابعة جميع الإجراءات المطلوبة لكل حكم .
متابعة تنفيذ الأحكام المحالة من الجهات الحكومية.
متابعة تنفيذ الموكلين الشروط والاحكام التي تصدر .
مهام الشؤون القانونية(مهام مدير الشؤون القانونية)
يقدم مدير الشؤون القانونية مشورة استباقية ومتعمقة وقانونية ومركزة على الأعمال التجارية، بالإضافة إلى تنفيذ المبادرات والعمليات من أجل وضع المعايير وتعزيز ثقافة النزاهة والجودة والسلوك الأخلاقي والمسؤولية عبر العمل.
فيما يلى أهم مهام المستشار القانوني:
- الدور القيادي والإشرافي: يتولى المستشار القانوني أولاً وقبل كل شيء قيادة المحامين المبتدئين في جميع الشؤون القانونية للشركات، في منصبه القيادي، يتم تكليفه بتنفيذ العمليات القانونية الرئيسية التي تتعلق بالصياغة القانونية والمفاوضات واتفاقيات التسوية التجارية.
يساهم أيضًا في استراتيجية الأعمال وعمليات صنع القرار جنبًا إلى جنب مع قادة الإدارات الآخرين.
كما أنه يتحمل مسؤولية ضمان الإبلاغ عن جميع مزاعم سوء السلوك القانوني في الوقت المناسب إلى الفريق التنفيذي في محاولة للحفاظ على النزاهة داخل الشركة.
- المشورة القانونية: يدير المستشار القانوني أيضًا المخاطر القانونية داخل الشركة من خلال تحمل المسؤولية عن تقديم المشورة القانونية للقيادة العليا للشركة في جميع المسائل القانونية التي تؤثر على معاملات الإدارات الفردية.
يوفر للقيادة العليا في جميع أنحاء الأعمال التوجيه الاستراتيجي والتشغيلي، مما يساعدهم في إدارة قضايا التقاضي مثل نزاعات العقود ومسؤولية المنتجات وبهذه الصفة، فإن رئيس القسم القانوني مكلف أيضًا بمراجعة وتقديم المشورة للأعمال التجارية عند الطلب بشأن المسائل المتعلقة بالعقود المعمول بها المطلوبة لتشغيل الأعمال.
- التعاون: دور المستشار القانوني هو أيضًا دور تعاوني، وبهذه الصفة يعمل مع قيادة الإدارات وأصحاب المصلحة الرئيسيين في جميع أنحاء الأعمال في الإشراف على الامتثال القانوني وضمانه في جميع أنحاء الأعمال.
الحفاظ على نزاهة العمل داخليًا وخارجيًا، ويعمل أيضًا مع قيادة الإدارات عبر الأعمال في تحديد وإدارة المخاطر القانونية المحتملة.
- المعرفة: يضمن المستشار القانوني أن هناك تداولًا مجانيًا للمعلومات حول القوانين والسياسات ذات الصلة عبر الشركة، ويشرف على تقديم التدريب للإدارة والموظفين بشأن القضايا القانونية التي تؤثر على أنشطة ومعاملات الإدارات الفردية.
شاهد أيضا :صياغة العقود والاتفاقيات وفقا للأنظمة السعودية
كيفية تطوير الشؤون القانونية
يمكن تطوير الشؤون القانونية من خلال أتباع الأساليب الحديثة والاطلاع على كتب الشؤون القانونية وإدارتها وكيفية الإدارة وتوزيع المهام، ويمكن تطوير الشؤون القانونية عن طريق بعض الخطوات التي تتمثل في:
- المكافآت للموظفين المتميزين: المكافآت من شانها تحفيز الموظفين وتطوير أدائهم وجعلهم أكثر تحمس وقدرة على اداء العمل.
كما إنها تساعد على جعل الأخرين يتميزون ويحاولوا أن يكونوا أفضل, ويوضح لهم أن المميز في عمله يجب أن يكافئ مما ينهض بمستوى المؤسسة والقسم القانوني بشكل عام.
- تهيئة بيئة العمل: الموظف الذي يعمل تحت ضغط أو في بيئة عمل غير شريفة وفيها تميز بينه وبين الأخرين، لا يتمكن من الإبداع أبداً فيجب أن تكون بيئة العمل صحية للتطوير والإبداع.
- توزيع المهام: يجب على مدير الشؤون القانونية توزيع المهام على الموظفين في قسم الشؤون القانونية بحيث ينجز كل منهم مهامه المنوط بها دون التوكل على الاخرين.
- تدريب الكوادر القانونية: يجب تدريب الكوادر المتواجدة في الشركة ودعمهم من أجل أن يكونوا على أعلى مستوى ويكون لديهم القدرة على تطوير إدارتهم من أجل التطوير من الشؤون القانونية.
- عمل دورات تدريبية: يجب عمل دورات تدريبية في الشركة نفسها للموظفين لكي يكون لديهم وعي كافي بالإدارة والقوانين وتنفيذ المهام الواجب تنفيذها فأن القوانين وكافة المجالات كل يوم في تطور.
- منح رواتب مجزية: يجب أن يشعر الموظفون بالشركة بأنهم مقدرين مادياً ومعنوياً، وعدم ترك مشكلات تواجههم من شأنها أن تعطلهم عن العمل.
- اختيار الموظفين بدقة: يجب اختيار رؤساء الأقسام والموظفين في كل مؤسسة بعناية ويجب أن يتوفر فيهم حسن السير والسلوك ويكون لديهم درجة عالية من الوعي والكفاءة بالمهام المنوطين بها.
- توضيح رؤية المؤسسة: يجب أن يكون كل الموظفين على درجة كبيرة من فهم أهداف الشركة وما هي رؤيتها وما هي خطة تطورها.
- نقل التوقعات للموظفين: يجب نقل التوقعات الخاصة بكل موظف إليه وتوضح الدور المنتظر منه وما هي الأهداف التي يجب أن يحققها هو للمؤسسة كما يجب على الإدارة أن توفر للموظفين كافة الأشياء التي تساعدهم على العمل والتطور.
- استخدام التكنولوجيا وتنمية مهارات الموظفين التكنولوجية: يجب نشر الوعي واستخدامها في كافة الإدارات، فكل الموظفين المحترفين يجب أن يكون لديهم مهارات كافية في المجال التكنولوجي.
- دعم روح الفريق: يجب أن يكون لدى الموظفين الشعور بأن كلهم نسيج واحد يعمل من أجل هدف واحد، وهو تطوير المؤسسة وجعلها تحقق أهدافها فكل الموظفين في المؤسسة يعملوا من أجل تحقيق هذا الهدف.
- العمل المنظم وإدارة الوقت: يجب توعية الموظفين بأهمية الوقت فأي شخص لديه القدرة على إدارة وقته هو شخص ناجح حيث إن في الوقت الراهن ومع التطور التكنولوجي والامكانيات المتاحة يمكن أن يهدر الكثير من الوقت في استخدام التلفون والأنترنت وخلافة.
للتعرف على جميع خدمات مكتب محاماه والحصول على افضل متابعة لكافة أعمالكم القانونية والشرعية
تواصلوا مع مكتب المحامي سليمان العُمري للدقة في الإنجاز.