تعارض المصالح داخل الشركة: كيف يُوثّق ويُعالج قبل تفاقم النزاع؟

مقدمة

قد تبدأ المشكلة داخل الشركة بقرار يبدو عاديًا: التعاقد مع مورد جديد، أو استئجار مستودع، أو إسناد مشروع إلى شركة أخرى. لكن ماذا لو كان المورد مملوكًا لأحد الشركاء؟ أو كانت المنشأة المتعاقدة مرتبطة بمدير الشركة؟ أو كان الشخص الذي يشارك في اعتماد الصفقة سيحقق منها منفعة شخصية؟

هنا تظهر مسألة تعارض المصالح داخل الشركة، وهي من الموضوعات التي قد تتحول من مجرد علاقة تجارية غير معلنة إلى خلاف بين الشركاء، أو مطالبة بالتعويض، أو نزاع حول صحة العقد، خصوصًا إذا لم يتم الإفصاح عن المصلحة أو الحصول على الموافقة النظامية المطلوبة قبل إتمام التعامل.

ولا يعني وجود مصلحة شخصية مرتبطة بقرار الشركة أن المخالفة وقعت تلقائيًا في كل الأحوال؛ فقد يسمح النظام ببعض التعاملات بعد الإفصاح والحصول على الترخيص اللازم واتباع الإجراءات المحددة. لكن الخطورة تبدأ عندما يخفي صاحب المصلحة علاقته بالطرف المتعاقد، أو يشارك في اتخاذ القرار رغم وجود تعارض يؤثر في استقلاله، أو يستغل منصبه ومعلومات الشركة لتحقيق منفعة خاصة.

وقد وضع نظام الشركات السعودي أحكامًا واضحة لواجبات العناية والولاء، والإفصاح عن المصالح المباشرة وغير المباشرة، وتنظيم التعاملات التي قد ينشأ عنها تعارض المصالح. كما أتاحت وزارة التجارة نماذج إرشادية للإفصاح والترخيص في بعض أنواع الشركات.

في هذا المقال، نوضح مفهوم تعارض المصالح، وأبرز صوره داخل الشركات، وكيفية توثيقه والإفصاح عنه، ومن يملك صلاحية الموافقة على التعامل، وما الإجراءات التي تساعد على معالجة الحالة قبل أن تتحول إلى نزاع قانوني.

أولًا: ما المقصود بتعارض المصالح داخل الشركة؟

يحدث تعارض المصالح عندما تتداخل مصلحة شخصية أو مالية أو تجارية لأحد الأشخاص المرتبطين بالشركة مع واجباته تجاهها، بصورة قد تؤثر في حياده أو استقلال قراره، أو تدفعه إلى تفضيل مصلحته الخاصة على مصلحة الشركة.

وقد يكون التعارض مباشرًا، مثل أن يكون المدير مالكًا لمنشأة ترغب الشركة في التعاقد معها، وقد يكون غير مباشر، مثل أن تكون الشركة المتعاقدة مملوكة لأحد أقارب المدير أو خاضعة لسيطرته من خلال طرف آخر.

ولا يقتصر تعارض المصالح على المدير أو عضو مجلس الإدارة فقط؛ فقد يظهر أيضًا لدى كبار التنفيذيين أو الموظفين أو غيرهم ممن تؤثر مصالحهم وعلاقاتهم في القرارات أو التعاملات التي تخص الشركة، وفق طبيعة الشركة والأنظمة واللوائح التي تنطبق عليها.

مثال عملي

تحتاج شركة مقاولات إلى التعاقد مع مورد لتوريد مواد البناء. ويقترح مدير المشتريات التعامل مع منشأة معينة، لكنه لا يفصح عن امتلاكه حصة فيها.

إذا شارك المدير في اختيار المورد أو تقييم عرضه أو اعتماد التعاقد دون الإفصاح عن علاقته، فقد ينشأ تعارض مصالح يستدعي فحص الإجراءات التي اتبعت، ومدى الالتزام بواجبات الإفصاح والحياد، وما إذا كان التعامل قد أضر بالشركة.

والأهم أن تعارض المصالح لا يُقاس فقط بوجود خسارة مالية؛ فقد تنشأ المخالفة من عدم الإفصاح أو تجاوز الإجراءات النظامية، حتى قبل ظهور الضرر أو اكتشاف أثره المالي.

ثانيًا: ما الأساس النظامي لتنظيم تعارض المصالح في السعودية؟

نظم نظام الشركات السعودي هذه المسألة ضمن الأحكام المتعلقة بإدارة الشركة وواجبات المدير وأعضاء مجلس الإدارة.

1. المادة السادسة والعشرون: واجبات العناية والولاء

أوجبت المادة السادسة والعشرون من نظام الشركات على مدير الشركة أو عضو مجلس إدارتها الالتزام بواجبات العناية والولاء، ومن أبرز هذه الواجبات:

• ممارسة المهام في حدود الصلاحيات المقررة.
• العمل على مصلحة الشركة وتعزيز نجاحها.
• اتخاذ القرارات أو التصويت عليها باستقلال.
• بذل العناية والاهتمام والحرص والمهارة المعقولة والمتوقعة.
• تجنب حالات تعارض المصالح.
• الإفصاح عن أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة.
• عدم قبول أي منفعة من الغير لها علاقة بدوره في الشركة.

وتوضح هذه المادة أن الإفصاح ليس إجراءً شكليًا، بل جزء من واجبات الإدارة التي تهدف إلى حماية مصلحة الشركة وضمان استقلال القرارات.

2. المادة السابعة والعشرون: تعارض المصالح والمنافسة واستغلال الأصول

تتناول المادة السابعة والعشرون صورًا محددة من تعارض المصالح، وتقرر أنه لا يجوز لمدير الشركة أو عضو مجلس إدارتها أن تكون له مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة، إلا بترخيص من الشركاء أو الجمعية العامة أو المساهمين أو من يفوضونه، بحسب الأحوال.

كما تنظم المادة ممارسة الأعمال المنافسة لنشاط الشركة، وتحظر استغلال أصول الشركة أو معلوماتها أو الفرص الاستثمارية المعروضة على المدير أو عضو مجلس الإدارة بصفته الوظيفية لتحقيق مصلحة شخصية مباشرة أو غير مباشرة.

وتقرر المادة كذلك آثارًا قانونية عند مخالفة هذه الأحكام، من بينها حق الشركة في المطالبة بإبطال العقد وإلزام المخالف بأداء ما تحقق له من ربح أو منفعة في الحالات التي نص عليها النظام، والمطالبة بالتعويض المناسب عند المنافسة المخالفة.

3. المادة الثامنة والعشرون: مسؤولية الإدارة

قد يؤدي تعارض المصالح إلى مسؤولية المدير أو عضو مجلس الإدارة إذا ارتبط بمخالفة نظامية أو خطأ أو إهمال أو تقصير تسبب في ضرر.

وقد قررت المادة الثامنة والعشرون مسؤولية الإدارة عن تعويض الشركة أو الشركاء أو المساهمين أو الغير عن الضرر الناتج عن مخالفة النظام أو عقد التأسيس أو النظام الأساس، أو الأخطاء والإهمال والتقصير في أداء الأعمال.

وبالتالي، فإن إخفاء المصلحة أو استغلال المنصب لا ينبغي التعامل معه باعتباره خلافًا إداريًا بسيطًا إذا كانت الوقائع قد ترتب عليها ضرر أو مخالفة تستوجب المساءلة.

ثالثًا: ما أبرز صور تعارض المصالح داخل الشركات؟

قد يظهر تعارض المصالح في تعاملات يومية لا ينتبه إليها أصحاب الشركات إلا بعد وقوع خلاف، ومن أبرز الصور:

1. التعاقد مع شركة يملكها المدير أو أحد الشركاء

من أكثر الصور وضوحًا أن تتعاقد الشركة مع منشأة يمتلكها المدير أو أحد أعضاء مجلس الإدارة أو تكون له فيها مصلحة مباشرة أو غير مباشرة.

فقد يكون المدير مسؤولًا عن اختيار الموردين، ثم يوجه التعاقد إلى منشأته الخاصة دون الإفصاح عن علاقته بها أو الحصول على الترخيص المطلوب.

ولا يكفي أن تكون أسعار المنشأة مناسبة لإنهاء المسألة؛ بل يجب النظر إلى الإفصاح والموافقة والإجراءات النظامية، ومدى مراعاة مصلحة الشركة.

2. التعامل مع الأقارب أو الأطراف المرتبطة

قد تنشأ مصلحة غير مباشرة عندما تتعاقد الشركة مع منشأة يملكها أحد أقارب المدير أو تربطه بها علاقة مالية أو تجارية مؤثرة.

وهنا يجب فحص طبيعة العلاقة ومدى تأثيرها في استقلال القرار، وما إذا كانت تدخل ضمن الحالات التي تستوجب الإفصاح أو الترخيص وفق النظام واللوائح المطبقة.

3. استغلال الفرص الاستثمارية الخاصة بالشركة

قد تصل إلى المدير فرصة استثمارية بسبب منصبه أو المعلومات التي اطلع عليها بحكم عمله، ثم يستحوذ عليها لنفسه بدلًا من عرضها على الشركة أو التعامل معها وفق القواعد النظامية.

ومن أمثلة ذلك أن تتلقى الشركة عرضًا للاستحواذ على موقع تجاري مناسب لنشاطها، فيستغل المدير المعلومات المتاحة له ويتفاوض على شراء الموقع لحسابه الشخصي لتحقيق منفعة خاصة.

وتحظر المادة السابعة والعشرون استغلال الفرص الاستثمارية المعروضة على المدير بصفته أو المعروضة على الشركة لتحقيق مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، وفق الضوابط النظامية.

4. منافسة الشركة بصورة تؤثر في مصالحها

قد ينشئ المدير نشاطًا تجاريًا يمارس النشاط نفسه الذي تمارسه الشركة، أو يشارك في منشأة منافسة، أو يوجه العملاء والفرص التجارية إلى نشاط آخر يحقق له منفعة خاصة.

ويجب التمييز بين مجرد امتلاك استثمار لا يؤثر في الشركة وبين المشاركة في نشاط منافس بالمخالفة للقيود النظامية؛ فالعبرة بطبيعة النشاط والظروف والضوابط والموافقات المطلوبة.

5. قبول الهدايا أو المنافع من الموردين

قد يقدم مورد أو متعاقد هدية أو عمولة أو منفعة لأحد المسؤولين داخل الشركة بهدف التأثير في قرار التعاقد أو تجديد الاتفاقية أو اعتماد الفواتير.

وهذه الممارسات قد تخل باستقلال القرار وتؤثر في نزاهة عملية الشراء، كما تتعارض مع واجب عدم قبول المنافع المرتبطة بالدور الإداري الذي قررته المادة السادسة والعشرون.

6. مشاركة صاحب المصلحة في التصويت على الصفقة

قد يفصح المدير عن علاقته بالطرف المتعاقد، لكنه يستمر في المشاركة في تقييم العرض أو التصويت على القرار أو التأثير في الموافقة.

الإفصاح وحده لا يعني أن كل الإجراءات أصبحت سليمة؛ بل يجب اتباع قواعد الترخيص والموافقة والامتناع عن المشاركة في الحالات التي تفرض فيها الأنظمة واللوائح ذلك.

ولهذا ينبغي أن تحدد سياسة الشركة بوضوح كيفية التعامل مع الشخص الذي لديه مصلحة في موضوع القرار، والجهة التي تملك النظر في الطلب واعتماده.

رابعًا: كيف يتم الإفصاح عن تعارض المصالح بصورة صحيحة؟

الإفصاح هو الخطوة الأساسية لاكتشاف التعارض قبل إتمام التعامل، ويجب أن يكون واضحًا ومحددًا وموثقًا، لا مجرد إشارة شفهية أو معلومة غير مكتملة.

ويمكن تنظيم عملية الإفصاح من خلال الخطوات التالية:

1. تحديد طبيعة المصلحة

يجب على الشخص المعني توضيح نوع المصلحة التي تربطه بالصفقة أو الطرف المتعاقد، وهل هي مصلحة مالية مباشرة، أو ملكية في منشأة، أو علاقة غير مباشرة، أو ارتباط تجاري قد يؤثر في استقلال قراره.

ومن المهم عدم الاكتفاء بعبارة عامة مثل «لدي علاقة بالطرف الآخر»، بل يجب بيان طبيعة العلاقة بالقدر اللازم لتقييمها.

2. تحديد الطرف المرتبط بالمعاملة

ينبغي تحديد اسم المنشأة أو الشخص الذي ستتعامل معه الشركة، وطبيعة النشاط، وعلاقته بالشخص المفصح، مع توضيح الأطراف ذات العلاقة التي قد تؤثر في القرار.

3. توضيح نطاق التعامل وقيمته

يجب أن يتضمن الإفصاح وصفًا للصفقة أو العقد، وقيمته التقديرية، ومدته، وطبيعة الالتزامات، والجهة المستفيدة، وأي شروط تجارية مهمة تساعد صاحب الصلاحية على تقييم التعامل.

4. تقديم الإفصاح قبل اتخاذ القرار

الأفضل أن يتم الإفصاح قبل بدء التفاوض النهائي أو اعتماد الصفقة أو توقيع العقد، حتى تتمكن الشركة من دراسة المصلحة واتخاذ الإجراء النظامي المناسب.

ولا ينبغي انتظار اكتشاف العلاقة بعد تنفيذ التعامل؛ لأن التأخر في الإفصاح قد يزيد صعوبة معالجة المخالفة ويؤثر في موقف الشركة والأطراف المعنية.

5. تحديث الإفصاح عند تغير الظروف

إذا تغيرت ملكية المنشأة المتعاقدة، أو ظهرت علاقة جديدة، أو تغيرت طبيعة المصلحة، فينبغي تحديث الإفصاح وإعادة تقييم الحالة بحسب ما تتطلبه الأنظمة وسياسة الشركة.

خامسًا: كيف يتم توثيق تعارض المصالح داخل الشركة؟

التوثيق هو ما يحول الإفصاح من مجرد تصريح إلى سجل يمكن الرجوع إليه عند المراجعة أو ظهور خلاف.

ومن الأفضل أن تعتمد الشركة نموذجًا مكتوبًا للإفصاح عن المصالح، وأن تحتفظ بسجل مركزي للحالات التي تم الإفصاح عنها والقرارات التي اتخذت بشأنها.

ويُستحسن أن يتضمن ملف كل حالة العناصر التالية:

1. بيانات الشخص المفصح

الاسم، والمنصب، والصفة داخل الشركة، والجهة أو الإدارة التي يعمل بها.

2. وصف المصلحة

توضيح ما إذا كانت المصلحة مباشرة أو غير مباشرة، وطبيعة العلاقة بالطرف المتعاقد أو المستفيد.

3. بيانات الطرف ذي العلاقة

اسم المنشأة أو الشخص، وطبيعة نشاطه، وبيانات الملكية أو العلاقة التي تفسر وجود التعارض.

4. تفاصيل الصفقة

نوع العقد أو التعامل، والقيمة، والمدة، والشروط الأساسية، والغرض التجاري منه.

5. المستندات المؤيدة

مثل السجل التجاري للمنشأة المتعاقدة، أو ما يثبت الملكية أو العلاقة، أو العرض التجاري، أو دراسة الأسعار، أو أي مستندات تساعد على تقييم الحالة.

6. الإجراء المتخذ

تحديد ما إذا كان الشخص قد امتنع عن المشاركة في المناقشة أو التصويت، وما إذا تمت إحالة الطلب إلى مجلس المديرين أو الجمعية العامة أو الجهة المفوضة.

7. قرار الموافقة أو الرفض

يجب حفظ القرار وتاريخه والجهة التي أصدرته وأساس الموافقة، مع إثبات أي شروط أو قيود مرتبطة بالترخيص.

8. متابعة تنفيذ التعامل

تسجيل ما إذا تم توقيع العقد، وما إذا نُفذت الشروط، وما إذا ظهرت تغييرات تستوجب تحديث الإفصاح أو إعادة النظر في الموافقة.

ومن المهم أن تكون المحاضر والسجلات دقيقة، وأن تحفظ بطريقة تسمح بالرجوع إليها عند الحاجة، مع مراعاة سرية المعلومات والضوابط المتعلقة بحمايتها.

سادسًا: من يملك صلاحية الموافقة على التعامل الذي ينشأ عنه تعارض مصالح؟

لا توجد جهة واحدة تمنح الموافقة في جميع الشركات؛ إذ تختلف الجهة المختصة بحسب نوع الشركة، وصفة الشخص صاحب المصلحة، والأحكام النظامية واللوائح التي تنطبق على الحالة.

وقد حددت المادة السابعة والعشرون من نظام الشركات الجهات التي يمكن أن تمنح الترخيص، وهي الشركاء أو الجمعية العامة أو المساهمون أو من يفوضونه، بحسب الأحوال.

وفيما يلي توضيح عملي:

1. الشركة ذات المسؤولية المحدودة

تتطلب معالجة تعارض المصالح في الشركة ذات المسؤولية المحدودة مراجعة أحكام نظام الشركات وعقد التأسيس والاختصاصات المقررة للشركاء أو مجلس المديرين إن وجد، والتحقق من الجهة المخولة بمنح الترخيص وفق النظام واللوائح.

وتوفر وزارة التجارة نماذج خاصة بهذه الشركة، من بينها نموذج الإفصاح عن تعارض المصالح ونموذج الترخيص من مجلس المديرين ونموذج الترخيص من الجمعية العامة.

وهذه النماذج تساعد على تنظيم الإجراء وتوثيقه، مع ضرورة التأكد من انطباق شروط استخدامها على الحالة المعنية.

2. شركة المساهمة

تخضع تعاملات أعضاء مجلس الإدارة ذات الصلة بالمصالح الشخصية لأحكام نظام الشركات، كما تخضع الشركة المساهمة المدرجة لمتطلبات إضافية وفق لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية.

وتتطلب هذه المتطلبات وجود إجراءات واضحة للإفصاح عن حالات تعارض المصالح، والحصول على الموافقات اللازمة، والامتناع عن المشاركة في التصويت عند وجود مصلحة، وفق الأحكام التي تنطبق على نوع التعامل والشركة.

3. الشركات المدرجة في السوق المالية

تخضع الشركات المدرجة لمتطلبات أكثر تفصيلًا في الحوكمة والإفصاح عن تعاملات الأطراف ذوي العلاقة.

وتتضمن لائحة حوكمة الشركات فصلًا خاصًا بتعارض المصالح وصفقات الأطراف ذوي العلاقة، كما تتطلب وضع سياسة مكتوبة توضح إجراءات الإفصاح والتعامل مع الحالات الفعلية أو المحتملة.

ولا يجوز الاكتفاء بالإجراءات الداخلية العامة إذا كانت الشركة خاضعة لمتطلبات إضافية من هيئة السوق المالية أو السوق المالية السعودية.

سابعًا: ما الإجراءات التي يجب اتباعها قبل اعتماد الصفقة؟

بعد استلام الإفصاح، لا ينبغي للشركة الانتقال مباشرة إلى توقيع العقد. بل يجب فحص الحالة وتحديد ما إذا كان التعامل يمكن اعتماده، وما الإجراءات التي تحمي مصلحة الشركة.

ويمكن تنظيم ذلك عبر المراحل التالية:

1. مراجعة الإفصاح

تتحقق الجهة المختصة من اكتمال المعلومات، وطبيعة المصلحة، ومدى ارتباطها بالصفقة، وما إذا كانت هناك علاقات أخرى لم يتم توضيحها.

2. تقييم المصلحة التجارية للشركة

تتم دراسة حاجة الشركة إلى التعامل، ومدى مناسبة السعر والشروط، ومقارنة العرض بالعروض البديلة، والتحقق من أن الصفقة تحقق مصلحة تجارية حقيقية.

3. تقييم أثر التعارض

تحدد الشركة ما إذا كانت المصلحة قد تؤثر في حياد الشخص المعني أو استقلال قراره، وما إذا كان من الضروري استبعاده من المناقشة أو التصويت أو التفاوض.

4. تحديد الجهة صاحبة صلاحية الترخيص

تُراجع أحكام النظام وعقد التأسيس أو النظام الأساس واللوائح المطبقة لتحديد الجهة التي تملك الموافقة، دون افتراض أن المدير يستطيع منح نفسه الترخيص.

5. توثيق القرار

يُثبت قرار الموافقة أو الرفض في محضر رسمي، مع توضيح طبيعة المصلحة والإجراءات التي اتخذت لمعالجتها، وأسماء المشاركين في القرار، وأي تحفظات أو شروط.

6. متابعة تنفيذ العقد

لا تنتهي الرقابة بمجرد الموافقة؛ بل يجب التأكد من تنفيذ العقد بالشروط المعتمدة، وعدم تغيير الأسعار أو الالتزامات بطريقة تؤثر في مصلحة الشركة أو تجعل الموافقة غير معبرة عن التعامل الفعلي.

ثامنًا: ماذا يحدث إذا لم يتم الإفصاح عن تعارض المصالح؟

إخفاء المصلحة أو تجاوز إجراءات الترخيص قد يؤدي إلى نتائج قانونية تتجاوز الخلاف الإداري الداخلي، وقد يترتب عليه أكثر من أثر بحسب طبيعة المخالفة.

1. المطالبة بإبطال العقد

تمنح الفقرة السادسة من المادة السابعة والعشرين الشركة الحق في المطالبة أمام الجهة القضائية المختصة بإبطال العقد إذا خالف المدير أو عضو مجلس الإدارة حكم الفقرة الأولى المتعلقة بالمصلحة المباشرة أو غير المباشرة، مع إلزامه بأداء أي ربح أو منفعة تحققت له من ذلك.

وهذا يعني أن عدم الإفصاح أو عدم الحصول على الترخيص المطلوب قد يفتح المجال لمطالبة قضائية تتعلق بصحة العقد وآثاره.

2. المطالبة بالأرباح أو المنافع

إذا حقق المدير أو عضو مجلس الإدارة ربحًا أو منفعة نتيجة التعامل المخالف، فقد تطالب الشركة بإلزامه بأداء ما تحقق له وفق النص النظامي.

ولا يقتصر النظر هنا على الخسارة المباشرة التي أصابت الشركة، بل يمتد إلى المنفعة التي حصل عليها الشخص نتيجة المخالفة في الحالات التي حددها النظام.

3. المطالبة بالتعويض

إذا أدى التصرف إلى ضرر للشركة أو الشركاء أو المساهمين أو الغير، فقد تنشأ مسؤولية الإدارة وفق المادة الثامنة والعشرين من نظام الشركات.

ويستلزم الحكم بالتعويض فحص المخالفة والضرر والعلاقة السببية، وتحديد المسؤول عن التصرف وفق ظروف الحالة.

4. المساءلة وفق أنظمة ولوائح أخرى

قد تخضع بعض التصرفات لأحكام إضافية إذا ارتبطت بممارسات محظورة أو مخالفات أخرى، خصوصًا في الشركات المدرجة أو التعاملات التي تنطوي على بيانات مضللة أو استغلال للمعلومات أو منافع غير مشروعة.

ولهذا يجب تقييم الواقعة في ضوء جميع الأنظمة ذات الصلة، وليس نظام الشركات وحده.

تاسعًا: كيف تعالج الشركة حالة تعارض مصالح تم اكتشافها بعد توقيع العقد؟

قد تكتشف الشركة بعد إتمام التعاقد أن أحد المديرين أو المسؤولين لديه مصلحة لم يفصح عنها، أو أن الموافقة التي صدرت لم تستوفِ المتطلبات النظامية.

في هذه الحالة، لا يُنصح بتجاهل الواقعة أو الاكتفاء بتوجيه تنبيه شفهي، بل ينبغي اتباع خطوات واضحة لمعالجة آثارها.

1. إيقاف أي إجراء جديد قد يزيد الضرر

إذا كان استمرار تنفيذ التعامل قد يؤدي إلى خسائر إضافية أو يفاقم المخالفة، فينبغي تقييم إمكانية تعليق الإجراءات أو وقف القرارات المرتبطة به، وفق العقد والصلاحيات والأحكام النظامية.

ولا يعني ذلك إلغاء العقد تلقائيًا؛ لأن آثار الإيقاف أو الإنهاء يجب أن تُدرس قانونيًا حتى لا تنشأ التزامات إضافية على الشركة.

2. حفظ الأدلة والمستندات

يجب الاحتفاظ بالعقد والعروض والمراسلات ومحاضر الاجتماعات ومستندات الإفصاح والقرارات، وأي معلومات توضح علاقة الشخص بالطرف المتعاقد.

كما ينبغي المحافظة على سجلات الشركة دون تعديل أو إتلاف، حتى يمكن مراجعة الواقعة بصورة موثوقة.

3. إجراء مراجعة مستقلة

من الأفضل أن تتم مراجعة الصفقة بواسطة أشخاص لا توجد لهم مصلحة في التعامل محل الفحص، وقد تستدعي الحالة الاستعانة بمستشار قانوني أو محاسب مستقل.

ويجب أن تشمل المراجعة:

• كيفية اختيار الطرف المتعاقد.
• مدى الإفصاح عن العلاقة.
• الجهة التي وافقت على الصفقة.
• مدى الالتزام بالصلاحيات.
• عدالة الأسعار والشروط.
• المنافع التي تحققت للأطراف.
• الأضرار التي لحقت بالشركة إن وجدت.

4. تحديد الإجراءات التصحيحية

بعد ظهور نتائج المراجعة، تحدد الشركة الإجراء المناسب، وقد يشمل إعادة تقييم التعامل، أو الحصول على موافقة نظامية إذا كان ذلك جائزًا، أو تعديل الإجراءات الداخلية، أو المطالبة بإنهاء التعامل أو إبطاله وفق الأساس النظامي المتاح.

ولا يجوز اعتبار الموافقة اللاحقة علاجًا تلقائيًا لكل مخالفة سابقة؛ إذ يجب دراسة إمكانية التصحيح ومدى توافقه مع النصوص النظامية وحقوق الأطراف.

5. تحديد المسؤوليات

إذا ثبت أن شخصًا داخل الشركة أخفى المصلحة أو تجاوز صلاحياته أو تسبب في ضرر، فينبغي تحديد مسؤوليته وفق دوره الفعلي والأدلة المتاحة، واتخاذ الإجراءات المناسبة دون التوسع في اتهام أشخاص لم تثبت مسؤوليتهم.

6. تحديث سياسة الشركة

إذا كشفت الواقعة عن ضعف في إجراءات الإفصاح أو الرقابة، فمن المهم تعديل السياسة الداخلية، وتحديد آلية واضحة للإبلاغ والمراجعة والموافقة، حتى لا تتكرر المشكلة.

عاشرًا: كيف تضع الشركة سياسة فعالة لمنع تعارض المصالح؟

وجود سياسة مكتوبة يساعد على تحويل التعامل مع تعارض المصالح من اجتهادات فردية إلى إجراءات مؤسسية واضحة.

وبالنسبة للشركات المدرجة، تتضمن لائحة حوكمة الشركات متطلبات تتعلق بسياسة مكتوبة للتعامل مع حالات تعارض المصالح الفعلية أو المحتملة.

ويمكن للشركات الأخرى الاستفادة من مبادئ الحوكمة المناسبة لطبيعة نشاطها وحجمها، مع مراعاة المتطلبات النظامية الخاصة بكل نوع.

ومن أهم العناصر التي ينبغي أن تتضمنها السياسة:

1. تحديد الأشخاص المشمولين

توضح السياسة الفئات التي يجب عليها الإفصاح، مثل المديرين وأعضاء مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين والموظفين الذين تتأثر قراراتهم بالتعاملات مع الأطراف الخارجية، وفق نطاق السياسة والأنظمة المنطبقة.

2. وضع تعريفات وأمثلة واضحة

يجب توضيح معنى المصلحة المباشرة وغير المباشرة، والطرف ذي العلاقة، والفرصة الاستثمارية، والنشاط المنافس، مع أمثلة تتناسب مع نشاط الشركة.

3. اعتماد نموذج موحد للإفصاح

يساعد النموذج الموحد على جمع المعلومات المطلوبة، وتقليل الإفصاحات الناقصة، وتسهيل مراجعة الحالات ومقارنتها.

4. تحديد الجهة المسؤولة عن المراجعة

ينبغي تحديد من يتلقى الإفصاح، ومن يراجعه، ومن يملك صلاحية الموافقة أو الرفض، مع مراعاة الاختصاصات التي يقررها النظام.

5. تنظيم الامتناع عن المشاركة

تحدد السياسة كيفية استبعاد صاحب المصلحة من المناقشات والتصويت والتفاوض عندما تتطلب الأنظمة أو طبيعة الحالة ذلك.

6. الاحتفاظ بسجل لحالات التعارض

يُنشأ سجل يوضح الإفصاحات والقرارات والتراخيص والإجراءات التصحيحية، مع تحديثه بصورة دورية.

7. وضع إجراءات للمخالفات

يجب توضيح كيفية التعامل مع عدم الإفصاح أو تقديم معلومات غير صحيحة أو مخالفة شروط الترخيص، بما يتفق مع الأنظمة واللوائح.

8. تدريب المسؤولين والموظفين

لا تكفي كتابة السياسة دون توعية العاملين بها؛ فمن المهم أن يعرف كل شخص متى يجب عليه الإفصاح، ولمن يقدم الإفصاح، وما الذي ينبغي عليه تجنبه قبل الحصول على الموافقة.

الحادي عشر: ما دور الشركاء في اكتشاف تعارض المصالح قبل تفاقم النزاع؟

لا تقتصر حماية الشركة على المدير أو مجلس الإدارة؛ إذ يمكن للشركاء والمساهمين المساهمة في الرقابة على التعاملات التي قد تؤثر في مصالح الشركة.

ومن أبرز الإجراءات التي تساعدهم:

• مراجعة التقارير المالية والتعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة.
• طلب المعلومات المتعلقة بالصفقات الجوهرية وفق الحقوق المقررة لهم.
• التأكد من وجود إفصاح عن المصالح المرتبطة بالمديرين وأعضاء مجلس الإدارة.
• مراجعة محاضر الاجتماعات وقرارات الموافقة وفق الصلاحيات والحقوق النظامية.
• طلب توضيح أسباب اختيار مورد أو متعاقد مرتبط بأحد المسؤولين.
• الاستعانة بمختصين عند وجود مؤشرات على تعامل غير عادل أو غير موثق.
• استخدام آليات الشركة الداخلية لمعالجة المخالفات قبل تصاعد الخلاف.

ومن المهم أن تتم هذه المراجعة من خلال الوسائل النظامية، مع مراعاة سرية المعلومات وعدم استخدام حقوق الاطلاع أو طلب المستندات بصورة تضر بالشركة أو تتجاوز الضوابط المقررة.

الثاني عشر: أخطاء شائعة في التعامل مع تعارض المصالح

قد تتعامل بعض الشركات مع حالات التعارض بطريقة غير صحيحة، مما يجعل المشكلة أكثر تعقيدًا عند ظهورها.

ومن أبرز الأخطاء:

1. الاعتقاد أن الإفصاح الشفهي كافٍ

الإفصاح الشفهي لا يوفر مستوى التوثيق المطلوب لإثبات طبيعة المصلحة والإجراء الذي اتخذته الشركة، لذلك يجب توثيق الحالة كتابةً.

2. الحصول على الموافقة بعد توقيع العقد دون مراجعة قانونية

قد لا تكون الموافقة اللاحقة كافية لمعالجة المخالفة، ويجب تحديد ما إذا كان التصحيح جائزًا وفق الأحكام النظامية.

3. مشاركة صاحب المصلحة في التصويت

قد يؤدي السماح لصاحب المصلحة بالتأثير في القرار إلى الإخلال باستقلالية الموافقة، ولذلك يجب تطبيق قواعد الامتناع عن المشاركة متى كانت واجبة.

4. اعتبار كل تعامل مع قريب مخالفة تلقائية

وجود علاقة عائلية وحده لا يحسم المسألة في جميع الحالات؛ بل يجب فحص طبيعة العلاقة والمصلحة والضوابط النظامية ومدى تأثيرها في القرار.

5. عدم مقارنة الأسعار بالعروض الأخرى

قد يؤدي غياب المقارنة إلى صعوبة إثبات أن التعامل تم بما يحقق مصلحة الشركة، خصوصًا عند وجود طرف مرتبط بأحد المسؤولين.

6. عدم توثيق الاعتراضات

إذا اعترض أحد أعضاء مجلس الإدارة على قرار مرتبط بتعارض المصالح، فمن المهم إثبات موقفه في المحضر وفق الأحكام النظامية.

7. تجاهل تحديث الإفصاح

قد تتغير طبيعة المصلحة أو ملكية الطرف المتعاقد بعد الإفصاح الأول، ولذلك يجب تحديث المعلومات عند حدوث تغيير مؤثر.

الثالث عشر: مثال عملي يوضح كيفية معالجة تعارض المصالح

لنفترض أن شركة تجارية ترغب في التعاقد مع مؤسسة متخصصة في الخدمات اللوجستية. وبعد دراسة العروض، تبين أن العرض المقدم من إحدى المؤسسات مناسب من الناحية المالية والفنية.

لكن قبل اعتماد الصفقة، أفصح أحد أعضاء الإدارة عن امتلاكه حصة في المؤسسة المتقدمة للتعاقد.

في هذه الحالة، يمكن تنظيم التعامل على النحو التالي:

1. تقديم إفصاح مكتوب يوضح طبيعة الملكية ونسبتها والعلاقة بالمؤسسة.
2. إرفاق المستندات التي تثبت العلاقة والملكية.
3. إحالة الإفصاح إلى الجهة المختصة وفق النظام وعقد تأسيس الشركة.
4. استبعاد صاحب المصلحة من المشاركة في تقييم الصفقة أو التصويت عليها متى تطلبت الأحكام ذلك.
5. مراجعة العرض ومقارنته بالعروض الأخرى للتحقق من عدالة الشروط.
6. تحديد الجهة التي تملك صلاحية الترخيص والحصول على موافقتها قبل إتمام التعامل.
7. إثبات القرار والإجراءات المتخذة في محضر رسمي.
8. الاحتفاظ بالملف ومتابعة تنفيذ العقد وفق الشروط المعتمدة.

بهذه الطريقة، لا يُترك التعامل للاجتهاد الشخصي، ولا يُحرم الشركة من فرصة تجارية لمجرد وجود علاقة، بل تتم دراسة الحالة وفق الإجراءات النظامية التي تحمي مصالحها وتقلل احتمالات النزاع.

أسئلة شائعة حول تعارض المصالح داخل الشركات

ما المقصود بتعارض المصالح في الشركة؟

هو وجود مصلحة شخصية مباشرة أو غير مباشرة قد تؤثر في استقلال الشخص عند اتخاذ قرار يخص الشركة، أو تجعله يفضل مصلحته الخاصة على مصلحة الشركة.

هل يجوز للمدير التعاقد مع شركة يملكها؟

الأصل وفق المادة السابعة والعشرين من نظام الشركات عدم جواز وجود مصلحة مباشرة أو غير مباشرة للمدير أو عضو مجلس الإدارة في الأعمال والعقود التي تتم لحساب الشركة إلا بترخيص من الجهة المختصة وفق الأحكام النظامية. وتوجد استثناءات محددة نص عليها النظام، ويجب التحقق من انطباقها.

هل يجب الإفصاح عن تعارض المصالح قبل توقيع العقد؟

نعم، ينبغي الإفصاح قبل إتمام التعامل والحصول على الترخيص أو الموافقة المطلوبة وفق نوع الشركة وطبيعة الصفقة، حتى تتمكن الجهة المختصة من تقييم المصلحة واتخاذ القرار المناسب.

هل يكفي الإفصاح وحده للسماح بالتعامل؟

لا. الإفصاح يكشف وجود المصلحة، لكنه لا يحل محل الترخيص أو الموافقة المطلوبة، ولا يعفي من اتباع بقية الضوابط النظامية.

ماذا يحدث إذا أخفى المدير مصلحته في الصفقة؟

قد يحق للشركة المطالبة بإبطال العقد وإلزام المدير بأداء الربح أو المنفعة التي تحققت له في الحالات المنصوص عليها في المادة السابعة والعشرين، كما قد تنشأ مسؤوليته عن التعويض إذا توافرت شروط المادة الثامنة والعشرين.

هل تعارض المصالح يقتصر على أعضاء مجلس الإدارة؟

لا تقتصر سياسات الحوكمة والرقابة الداخلية على أعضاء مجلس الإدارة؛ فقد تشمل كبار التنفيذيين والموظفين وغيرهم بحسب طبيعة الشركة. لكن الأحكام الخاصة في المادة السابعة والعشرين من نظام الشركات تتناول المدير وعضو مجلس الإدارة، مع مراعاة الأنظمة واللوائح الأخرى التي قد تنطبق على فئات إضافية.

هل يمكن معالجة تعارض المصالح بعد اكتشافه؟

يمكن اتخاذ إجراءات تصحيحية بحسب طبيعة المخالفة والمرحلة التي وصلت إليها الصفقة، لكن لا يجوز افتراض أن الموافقة اللاحقة تزيل جميع الآثار السابقة. ويجب فحص العقد والإفصاح والصلاحيات والضرر المحتمل قبل تحديد الإجراء المناسب.

هل يمكن للشريك الاعتراض على تعامل مع طرف ذي علاقة؟

يمكن للشريك استخدام حقوقه النظامية ووسائل الرقابة والاعتراض المتاحة بحسب نوع الشركة وطبيعة التعامل، كما يمكن بحث دعوى المسؤولية أو غيرها من الوسائل القانونية إذا توافرت شروطها.

خاتمة

تعارض المصالح داخل الشركة لا يصبح خطرًا لمجرد وجود علاقة شخصية أو تجارية، بل تتحدد خطورته بحسب طبيعة المصلحة، ومدى تأثيرها في استقلال القرار، والالتزام بالإفصاح والحصول على الموافقات المطلوبة، وعدم استغلال المنصب أو معلومات الشركة لتحقيق منفعة خاصة.

ولهذا فإن أفضل وسيلة للوقاية من النزاعات تبدأ بوضع سياسة واضحة، وتوثيق المصالح المباشرة وغير المباشرة، ومراجعة التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة، وإثبات قرارات الموافقة والاعتراضات، ومتابعة تنفيذ العقود وفق الشروط المعتمدة.

فكلما كانت إجراءات الإفصاح والحوكمة واضحة ومطبقة بصورة صحيحة، زادت قدرة الشركة على حماية أصولها وحقوق شركائها، والحد من النزاعات التي قد تنشأ بسبب قرارات لم تتم مراجعتها في الوقت المناسب.

مكتب المحامي سليمان العُمري

محامون ومستشارون قانونيون وشرعيون

يقدم المكتب خدمات الاستشارات القانونية للشركات والشركاء، ومراجعة عقود التأسيس واللوائح الداخلية، وتنظيم إجراءات الإفصاح عن تعارض المصالح، ومراجعة التعاملات مع الأطراف ذوي العلاقة، وتمثيل العملاء في النزاعات التجارية ودعاوى المسؤولية والتعويض، بما يساعد على حماية الحقوق والمصالح وفق الأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

📞 للتواصل: +966537778130

واتساب

المقال توعوي، ولا يُعد بديلًا عن الاستشارة القانونية المتخصصة.